Qué hacer cuando recibes un requerimiento de Fundae
Abres el correo, ves el remitente y se te encoge el estómago: Fundae te ha enviado un requerimiento. Tranquilidad. Recibir un requerimiento no significa que hayas hecho algo mal ni que vayas a perder la bonificación. Es una parte normal del sistema de formación programada por las empresas, y si sabes cómo actuar, la mayoría se cierran sin ningún problema.
En este artículo te contamos qué es exactamente un requerimiento de Fundae, por qué te llega y, sobre todo, qué pasos seguir para responderlo con éxito.
¿Por qué Fundae te envía un requerimiento?
La formación bonificada funciona con un sistema de control a posteriori. Es decir, tu empresa comunica la formación en la aplicación de Fundae, la imparte y se aplica la bonificación en los seguros sociales sin que nadie revise nada antes. La comprobación llega después.
Por eso, Fundae (o el SEPE, del que es entidad colaboradora) puede pedirte que demuestres que todo se hizo como se comunicó. Los motivos más habituales son:
- Contraste documental: te piden la documentación de una o varias acciones formativas para verificar que la formación se realizó y que los costes son reales.
- Discrepancias en la bonificación: lo que has aplicado en los boletines de cotización no cuadra con lo notificado en la aplicación o supera tu crédito disponible.
- Incidencias de participantes: por ejemplo, un trabajador que aparece con más de 8 horas de formación en un mismo día, o fechas y horarios que no encajan.
- Bonificaciones aplicadas fuera de plazo.
Qué hacer paso a paso
1. Lee el requerimiento con calma (y entero)
Antes de mover un papel, identifica tres cosas: qué te piden exactamente, de qué acciones formativas y ejercicio se trata y cuál es el plazo. Descarga el documento completo con sus anexos y guárdalo. No respondas de memoria ni envíes información que no te han pedido: aportar de más solo complica el expediente.
2. Apunta el plazo en rojo
Los plazos suelen ser cortos. Por ejemplo, para presentar alegaciones a la comprobación de bonificaciones se dispone de diez días hábiles. Cuenta los días desde la notificación y no lo dejes para el último momento: reunir firmas o facturas siempre lleva más tiempo del que parece.
3. Reúne la documentación justificativa
Aquí es donde se nota si la empresa tiene el expediente en orden. Lo más habitual es que te pidan:
- Facturas de la formación y justificantes de pago.
- Controles de asistencia firmados o, en formación online, los informes de conexión de la plataforma.
- Contrato o encomienda con la entidad organizadora.
- Información a la representación legal de los trabajadores, si la hay.
- Cuestionarios de evaluación de la calidad y diplomas.
- Cálculo de los costes salariales, si los has bonificado.
Recuerda que estás obligado a conservar esta documentación durante un mínimo de cuatro años.
4. Si trabajas con una entidad organizadora, avísala ya
Si delegaste la gestión de la bonificación en una entidad organizadora, contacta con ella en cuanto recibas el requerimiento. Tiene buena parte de la documentación y conoce la aplicación de Fundae al detalle, así que podrá ayudarte a preparar la respuesta en plazo.
5. Responde por el canal correcto
Las comunicaciones con Fundae son telemáticas. La respuesta debe presentarse por la vía que indique el propio requerimiento (normalmente, la sede de trámites de Fundae con certificado digital). Guarda siempre el justificante de presentación con fecha y número de registro.
6. Si hay un error, explícalo con pruebas
Si detectas que algo no cuadra, no lo escondas. Presenta alegaciones claras, ordenadas y acompañadas de documentos que respalden tu explicación. Ten en cuenta que los datos ya notificados (participantes, fechas, horarios u horas) no se pueden modificar a posteriori, así que la clave está en justificar bien lo que ocurrió.
¿Qué pasa si no respondes?
Ignorar un requerimiento es la peor opción. Si no aportas la documentación o esta no justifica lo bonificado, se te puede exigir la devolución de las bonificaciones con recargos e intereses y, en casos graves, la empresa puede ser sancionada.
La mejor defensa: la prevención
La forma más sencilla de afrontar un requerimiento es no tener que buscar nada cuando llega. Cierra la carpeta de cada curso antes de aplicar la bonificación, comunica las acciones formativas en plazo y elige proveedores que te entreguen toda la documentación justificativa sin que tengas que pedirla.
En Camonclass gestionamos la bonificación de nuestros cursos y te entregamos la documentación ordenada para que, si llega un requerimiento de Fundae, solo tengas que abrir la carpeta. ¿Hablamos?
